Вопрос №6. Табличный процессор Excel. Меню и основные управляющие элементы Excel.
Основные возможности табличного процессора Excel
Пакет электронных таблиц Excel входит в состав наиболее популярного в России офисного пакета MS Office. Главное назначение пакета Excel - автоматизация табличных расчетов, в которых исходные и результирующие данные могут быть представлены в табличном виде. Примеров подобных задач можно привести весьма много - это экономические и учетные задачи, проектно-сметные работы, финансовые расчеты и т.д.
Некоторые возможности пакета Excel совпадают с аналогичными возможностями текстовых редакторов, поэтому освоение Excel проще для тех пользователей, которые знакомы с редакторами семейства Word. Основными возможностями пакета Excel являются:
• ввод и корректировка текстовых и числовых данных
• проведение вычислений по заданным формулам
• представление исходных и результирующих данных в наглядном виде
• построение различных диаграмм и графиков
• печать электронных таблиц
• создание на основе отдельных таблиц итоговых и сводных таблиц
• выполнение с данными, хранящимися в таблицах, действий, характерных для баз данных (сортировка, фильтрация, выборка по запросу)
• сохранение введенных данных и расчетных формул в файле
• взаимодействие с другими программами офисного пакета (редактор Word, база данных Access).
Меню Файл предоставляет возможность создавать новые рабочие книги, открывать уже существующие рабочие книги и другие файлы, сохраненные на диске, а также закрывать и сохранять рабочие книги и все открытые файлы. Вы можете вывести на экран диалоговое окно, в котором будут перечислены присущие рабочей книге свойства, и управлять доступом к файлу. Это меню позволит вам установить параметры выводимой на печать страницы, задать, какую часть таблицы распечатать, просмотреть страницы перед печатью и распечатать всю или часть рабочей книги. И наконец, меню Файл предоставляет возможность выхода из Excel.
Меню Окно Воспользовавшись меню Окно, вы можете открыть новое окно для активной рабочей книги, разместить окна так, чтобы они были видны на экране, или скрыть активное окно. Кроме того, вы имеете возможность разделить лист по горизонтали или по вертикали на различные по размеру подокна и закрепить разделение на подокна. И наконец, вы можете перейти к любому открытому окну, выбрав его название из этого меню. Окно обычно содержит следующий набор элементов:
• Полоса меню, где собраны все команды управления
• Несколько панелей инструментов (в том числе - ни одной) с наборами наиболее часто используемых кнопок; наиболее часто используются панели Стандартная и Форматирование.
Меню Формат
С помощью меню Формат вы можете придать содержимому ячейки требуемый вид. Пункт Автоформат меню Формат предназначен для автоматического форматирования выделенных диапазонов ячеек. С помощью этого пункта вы получите доступ к 16 форматам одной из 6 категорий (простой, стандартный, финансовый, цветной, список, объемный).
• Строка ввода формул (может отсутствовать)
• Рабочее поле таблицы, разбитое на строки и столбцы с возможностью вертикальной и горизонтальной прокрутки
• Набор закладок для листов Рабочей книги
• Строка состояния в нижней части окна (может отсутствовать)
Команды управления внешним видом окна собраны в меню Вид. С помощью меню Вид вы имеете возможность менять менять вид экрана - включать и выключать строку формул и строку состояния и отображать только нужные вам панели инструментов. Это меню обеспечивает доступ к надстройке Диспетчер видов, а также позволяет отображать только меню и окно документа, убрать все остальные панели и наконец, с помощью этого меню можно изменить масштаб отображения окна.
Меню Данные предназначено для сортировки, отбора, ввода записей в базу данных с использованием формы, а также для суммирования данных. Для существующих списков данных можно создать таблицу данных или сводную таблицу, где объединить данные или, скажем, сгруппировать элементы полей сводной таблицы. Аналогично другим программам корпорации Microsoft для управления работой можно использовать контекстно-зависимое меню, появляющееся по щелчку правой кнопкой мыши на том или ином объекте.